Jak zorganizować event? Organizacja eventów dla firm jest sporą szansą na zdobycie nowych kontrahentów, a także zwyczajnie możliwością pokazania się z jak najlepszej strony i zyskaniu w oczach obecnych klientów. Jak się jednak okazuje organizacja eventu na wysokim poziomie nie należy do najłatwiejszych.
Aby wszystko przebiegło dokładnie tak, jak sobie zaplanowaliśmy niezbędnym jest posiadanie umiejętności planowania, realizowania, a także koordynowania różnorodnych działań. Eventy dla firm wymagają dużego nakładu pracy i niejednokrotnie wywołują uczucie stresu w osobach za nie odpowiedzialnych. Nie mniej jednak dobrze zorganizowany event może przyczynić się do sukcesu organizacji, w związku z czym z całą pewnością warto poświęcić czas i środki na jego zorganizowanie.
Dobra organizacja kluczem do sukcesu
Podstawą tego, aby eventy dla firm mogły przebiegać bez żadnego szwanku jest odpowiednia organizacja pracy w trakcie ich przygotowywania. Delegowanie obowiązków, kontrola – bez tego tak naprawdę ciężko będzie dopiąć wszystko na przysłowiowy ostatni guzik. Poza tym zespół, który będzie brał udział w przygotowaniach do eventu powinien odznaczać się twórczością, wyobraźnią, a także skrupulatnością, umiejętnością przewidywania oraz cierpliwością i systematycznością. W związku z powyższym zanim podejmiemy decyzję o tym, że to te, a nie inne osoby będą wchodziły w skład naszego teamu dokładnie zastanówmy się, czy aby na pewno posiadają wyżej wspomniane cechy.
Organizacja eventu krok po kroku
Organizację eventu powinniśmy rozpocząć od stworzenia scenariusza wydarzenia. Ważne, abyśmy mieli wizję co krok po kroku będzie działo się podczas naszego przedsięwzięcia. Taki scenariusz pomoże nam delegować obowiązki oraz rozpocząć organizację łącznie z podjęciem współpracy z podwykonawcami. Kolejny istotny aspekt stanowi data eventu. Bardzo ważnym jest, aby zorientować się czy w wybranym przez nas terminie nie odbywają się inne eventy dla firm. Informacje te są istotne między innymi dlatego, że udział w nich brać mogą przedstawiciele przedsiębiorstw, których my również chcielibyśmy gościć podczas naszego wydarzenia. Kiedy mamy już scenariusz oraz ustalony termin, kolejno przychodzi czas na wybranie odpowiedniego miejsca dla naszego eventu. Najważniejszym jest, aby obszar ten odznaczał się atrakcyjnością pod względem lokalizacji oraz zachwycał swoim wyglądem i był dostosowany tematycznie do organizowanego przez nas wydarzenia. Kolejnym ważnym punktem w drodze do eventu jest poinformowanie osób, które chcemy zaprosić o tym, że ma się on w ogóle odbyć. Najłatwiejszą i najtańszą formą komunikacji jest Internet, dlatego warto stworzyć wydarzenie w mediach społecznościowych lub rozesłać zaproszenia za pośrednictwem skrzynki e-mail. Oczywiście jeżeli budżet naszego przedsięwzięcia nie jest zbyt mocno okrojony, możemy pokusić się na wysłanie zaproszeń w formie tradycyjnej. Taka postawa niewątpliwie wpłynie tylko na naszą korzyść. Dobrym rozwiązaniem jest także stworzenie witryny internetowej wydarzenia, na której systematycznie zamieszczać będziemy wszelkiego rodzaju aktualności z nim związane. Informacje o opłatach, wzmianki o prelegentach itp.- to wszystko powinno znajdować się właśnie na wyżej wspomnianej stronie. Aby eventy dla firm przyciągały uczestników ważna jest także ich odpowiednia promocja. W tym celu niewątpliwie sprawdzą się reklamy w prasie, w Internecie czy innych miejscach dedykowanych promocjom. Niewątpliwie rangę wydarzenia podniesie obecność jakiejś znanej osobistości, w związku z czym warto postarać się o to, aby takowa zechciała przyjąć nasze zaproszenie.
O co jeszcze warto zadbać organizując event?
Podczas przygotowań do eventu warto zadbać również o różnego rodzaju materiały dla jego uczestników. W wyżej wspomnianych powinien znaleźć się harmonogram wydarzenia, informacje o prelegentach, a także numery telefonów do osób je nadzorujących. Dobrym pomysłem jest zadbanie o drobne podarunki w postaci materiałów reklamowych z logo naszej firmy. Następne, o czym nie wolno nam zapomnieć to poczęstunek dla uczestników. Chodzi tu między innymi o napoje, kawę, herbatę, a także słodkie i słone przekąski. W sytuacji, kiedy event trwa długo warto zadbać także o catering. Ważnym jest odpowiedni wystrój miejsca, w którym odbywa się wydarzenie. Powinien on nawiązywać do niego tematycznie i dodatkowo nie być pozbawionym elementów jasno wskazujących na to, kto jest jego organizatorem.
Czy podejmować jakieś działania po evencie?
Odpowiedź na to pytanie jest jak najbardziej twierdząca. Już w trakcie eventu warto zebrać wizytówki od jego uczestników, aby po całym wydarzeniu móc przesłać podziękowania za przybycie. Wystarczą krótkie wiadomości mailowe, które niewątpliwie zostaną dobrze przyjęte przez osoby do których były adresowane. Ważnym jest również umieszczenie podsumowania wydarzenia w mediach społecznościowych oraz na jego stronie internetowej wraz z podziękowaniami za przybycie. Notki prasowe, jeżeli takowe posiadamy, śmiało możemy rozesłać do gazet – może się okazać, że będą dla nich interesujące i postanowią opublikować je na łamach swojej.
